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食品商标设计公司思路：

尽管数字化转型解决了许多文档问题，但消除风险并不是无纸化迁移的自然结果。事实上，当数字文档管理不当时，它们会呈现出与以前的文档相同的风险。此外，围绕数字文档的工作流管理不当可能会导致巨大的成本—从本质上说，办公室内一堆堆摇摇欲坠的纸张所带来的恐慌景象被一种令人恐慌的认识所取代，即您组织的文档被困在一个笨拙的系统中的一个令人讨厌的工作流中。

有什么风险？

文档管理花费了信息技术人员大量的时间，这意味着金钱的损失。糟糕的版本控制——允许丢失或更改条款以及品牌不一致——会产生法律和品牌风险。合规和安全风险，包括审计失败、勒索软件和数据窃取，比比皆是。每一种风险——从法律风险到声誉风险，再到财务风险——都会渗透到下一种风险中。声誉风险是财务风险，财务风险可能是法律风险，等等。那么，尽管纸面文档越来越少，您如何应对组织中仍然存在的许多与文档相关的风险呢？这不仅仅是找到合适的软件来帮助你；你必须改变你的过程和你的组织的集体心态。幸运的是，没有比消息灵通的信息技术团队更好的变革推动者了。

降低文档管理风险

遵循这四个步骤将允许您随着时间的推移创建组织的文档层次结构和工作流的更好的表示，以填补空白并努力降低风险。

1.开发版本控制框架

版本控制要求查看权限：接触文档的每个内部团队成员都应该能够在所有适当的设备上看到当前版本和修订（在合理的范围内)。例如，您的法律部门需要能够在必要时恢复到以前的版本。理想情况下，有关该恢复的信息将显示给工作流中涉及的下一个团队成员。

围绕版本控制创建严格的策略，包括命名约定、给定工作流中允许的修订数量、基于角色的访问规则和最终签署要求。要正确地做到这一点，请考虑从参与文档工作流的每个团队成员以及法律团队等关键利益相关者那里获取输入，即使他们没有参与特定文档类型的移动。

2.消除浪费在搜索文档上的时间

除了严格的命名约定之外，通过反映您的组织结构图和工作流的文档结构，您的同事将能够自己找到文档，而不会浪费他们或您的时间。

同样，与每个利益相关者一起定义这个结构。然后在可访问的、广泛分布的、编写良好的策略和服务等级协议中概述结构和命名约定。还要记住，您创建的任何文件系统或文档结构都应该基于UX .尤其是对于移动性越来越强的员工，积极的用户体验对采用有着重大影响。

最后，一定要建立一个衡量结果的方法。跟踪当前花费的时间，然后设定目标，并在您的系统投入使用后进行衡量。

3.升级安全性以避免数据被盗或损坏

持续同步到云的安全性是本地解决方案无法比拟的。因为您需要花时间维护实际的基础架构，所以当问题出现时，您可能没有时间进行监控和补救。有了有保证的云备份，您就有了一只援助之手和一种针对勒索软件的保护形式。但是，如果您还没有准备好迁移到云，您仍然应该致力于针对您的数据制定广泛的安全策略。首先，考虑一个详细的漏洞评估，其中包括关于文档访问的信息。

4.制定包括文档位置信息的审核清单

当您着手进行风险缓解工作时，最后一个最佳实践是使审计变得容易。创建（或监督创建)一个清单，将合规所需的文档放在顶部。包括每个文档的位置信息。详细说明谁可以访问什么，并测试这些细节。详细说明他们如何获取信息。详细的命名约定，以及通过与每个文档相关联的工作流（如果有)进行的版本控制。

让所有团队都可以完全访问清单，这样每个人都知道如何通过审核。最后，确保您的审计计划建议定期运行检查表，间隔一个月。

如何开始

降低由糟糕的文档管理引起的风险意味着用好的文档代替坏的文档。从头开始—与收入最大的文档工作流程中的主要利益相关方进行对话。在此基础上，使用上面概述的最佳实践。通过信息技术管理，您将顺利地帮助每个部门实现其目标，从合规到达成交易。

关于作者

安东尼帕帕萨拉斯博士在春天CM将技术提升到新的水平。他将自己在大规模云基础设施、高度可用和可扩展的架构、超大容量摄取和人工智能方面15年的经验转化为智能策略和

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